La prestation de location de baie et le budget à prévoir
La location de baies de stockage de données informatisées dans un datacenter est un service proposé par les hébergeurs aux sociétés devant stocker des serveurs informatiques, mais dont les besoins ne justifient pas l’achat d’une infrastructure prévue à cet effet.
Cette prestation permet à ces sociétés de réduire leurs dépenses fixes en limitant les frais concernant le stockage de leurs données grâce à une externalisation.
Le dirigeant d’une société ayant besoin d’une capacité de stockage correspondant au volume d’une baie doit s’attendre à une dépense mensuelle approximative de 900 à 1200 € si l’on tient à décider d’une prestation de qualité.
Si ses besoins sont inférieurs, il peut demander à être colocataire d’une baie, ce qui lui permettra de louer une fraction de baie qui lui sera dédiée et de réduire davantage sa dépense.
Celle-ci peut être limitée à une centaine d’euros par mois si le volume de données à stocker et très réduit. Si la location d’une demi-baie est nécessaire, le tarif mensuel se situera entre 500 et 600 €.
Les principes à connaître pour une utilisation optimale du budget consacré à cette location
Le dirigeant de société qui envisage de recourir à la location d’une baie de stockage doit en premier lieu faire un chiffrage précis de ses besoins et de leurs perspectives d’évolution.
Après avoir effectué cette évaluation, il a intérêt à faire un appel d’offres auprès de plusieurs hébergeurs présélectionnés en fonction de leur fiabilité.
Dans le cadre de cette démarche, il doit demander à chacun d’eux un devis indiquant très précisément le coût de chacune des options possibles et les services qui seront rendus en échange de ce coût.
Lorsque les offres lui parviennent, il doit évaluer l’adaptation de chacune d’elles à ses besoins en celle qui conviendra le mieux.
Pour réussir ce choix, il peut être judicieux de recourir à un spécialiste de l’informatique ou à un expert-comptable qui pourra aider à calculer la rentabilité potentielle de chacun des choix possibles.
En effet, ce calcul peut être complexe et il doit être fait avec la plus grande rigueur pour éviter des erreurs coûteuses.
Par ailleurs, il est indispensable de bien cerner les perspectives d’évolution des besoins pour savoir dans quelle mesure une offre impliquant un engagement de durée peut être acceptée.
Il faut en effet tenir compte du fait que si cet engagement est exigé par l’hébergeur, celui-ci devra être à même d’adapter sa prestation à l’évolution des besoins du client.
Bien entendu, il faut aussi être très exigeant en ce qui concerne les garanties offertes par l’hébergeur pour la sécurité des données.
Il est notamment indispensable de s’assurer du fait que le local est suffisamment protégé contre le risque d’incendie et que les données seront préservées contre tout risque de détérioration grâce à une climatisation appropriée.
Il convient également de demander à l’hébergeur des attestations concernant les assurances qu’il a souscrites pour permettre à ses clients de bénéficier d’une indemnisation suffisante en cas de sinistre.