La démarche préalable : l’évaluation des besoins de l’entreprise
Si un dirigeant d’entreprise pense qu’une location ou une colocation de baie dans un datacenter situé à Paris constitue une solution appropriée pour la gestion de ses données, il doit commencer par évaluer ses besoins et leur évolution future.
En conséquence, il doit calculer la capacité qui sera nécessaire pour le stockage des données résultant de son activité.
Ce calcul doit être effectué en tenant compte de la consommation qui résultera de toutes les tâches que devront effectuer les collaborateurs de la société.
Ces missions sont notamment les suivantes :
– Gestion des dossiers des clients ;
– Gestion des ressources humaines ;
– Gestion des moyens matériels ;
– Gestion des locaux ;
– Protection des brevets, des modèles et des marques déposés par la société ;
– Protection contre les actes de malveillance de toute nature : piratage informatique, espionnage industriel, détournements etc ;
Il est souvent judicieux de demander l’aide d’un spécialiste de l’informatique pour effectuer un calcul qui facilitera la sélection de l’hébergeur.
L’étape suivante : la demande de devis
Il faut contacter plusieurs hébergeurs en vue de comparer leurs offres. La demande de devis doit contenir notamment les coordonnées de la société ainsi que celle de la personne qui sera habilitée à choisir l’hébergeur.
Il faut également faire une description précise de l’activité de la société et mentionner les résultats des calculs de l’évaluation de ses besoins.
Ces indications aideront chaque hébergeur à faire une offre de services personnalisée en fonction de ces besoins.
En faisant cette démarche, il faut aussi demander à l’hébergeur de donner toutes les indications qui seront nécessaires à l’évaluation de l’adéquation de son offre.
Il faut notamment demander les précisions suivantes :
– Quelles sont les dispositions qui sont prises par l’hébergeur pour préserver les données contre les risques d’incendie, d’explosion, d’inondation ou de piratage ?
– Quels sont les services qui sont inclus dans le loyer demandé ? Ce loyer inclut-il notamment le prix de l’électricité qui sera consommée ?
– Comment l’hébergeur pourra-t-il faciliter la tâche des collaborateurs chargés de gérer les données conservées dans le datacenter ? Peut-il offrir un espace client ? Quelle est sa disponibilité ?
– Quels sont les engagements qu’il demande au client ? Celui-ci devra-t-il par exemple respecter un engagement de durée ?
– Quel est le volume d’espace qui sera disponible compte tenu du loyer payé ?
– Quels sont les certifications et les labels qu’il a obtenus ?
La sélection de l’hébergeur
Après avoir reçu les devis, il faut les comparer minutieusement et choisir le prestataire qui propose la meilleure réponse aux attentes de l’entreprise moyennant un prix raisonnable.
Il convient toutefois de vérifier si ses moyens financiers lui permettent d’investir pour répondre à la croissance des besoins de ses clients.